Privacy verklaring en verwerkersovereenkomst
Optimale routebegeleiding VOF, verder genoemd Optimale routebegeleiding, gevestigd te Amersfoort op Knuppelweg 20 met postcode 3823GJ, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 99351382, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoons- en bedrijfsgegevens zoals weergegeven in deze Privacy verklaring en verwerkersovereenkomst.
Persoons- en bedrijfsgegevens worden door Optimale routebegeleiding op dezelfde manier behandeld. Alleen als er sprake is van een datalek, dan gelden er andere regels voor persoonsgegevens, dan voor bedrijfsgegevens zonder persoonsgegevens met betrekking tot de melding van een datalek bij de autoriteit voor persoonsgegevens. Buiten dat zal Optimale routebegeleiding dezelfde werkwijze en zorgvuldigheid hanteren bij het verwerken van persoons- en bedrijfsgegevens.
Deze Privacy verklaring en verwerkersovereenkomst is onderdeel van de Algemene voorwaarden van levering van Optimale routebegeleiding en geldt daarom voor alle overeenkomsten van Optimale routebegeleiding.
De manier waarop Optimale routebegeleiding privacy ziet wordt in deze Privacy verklaring uitgelegd. Daarnaast wordt uitgelegd hoe Optimale routebegeleiding met persoons- en bedrijfsgegevens omgaat in het kader van AVG. Vandaar dat de Privacy verklaring ook meteen de verwerkersovereenkomst bevat waar klanten van Optimale routebegeleiding mee instemmen als zij een overeenkomst aan gaan met Optimale routebegeleiding.
Deze Privacy verklaring en verwerkersovereenkomst is onlosmakelijk verbonden met de dienstverlening die Optimale routebegeleiding levert. Het beschrijft de manier waarop vertegenwoordigers van Optimale routebegeleiding met persoonsgegevens en gevoelige bedrijfsinformatie omgaan.
Privacy
Privacy begint in onze beleving met wat in vertrouwen tegen je gezegd wordt, ook daadwerkelijk vertrouwelijk te behandelen. Datzelfde geldt voor persoons- en bedrijfsgegevens en voor de verwerking daarvan. Het betekent voor ons dat gegevens gebruikt worden waarvoor ze bedoeld zijn met toestemming van de mensen, teams en organisaties waar de gegevens vandaan komen en betrekking op hebben.
Optimale routebegeleiding is een bedrijf van en voor ontwikkelingen om opbouwende verandering in de breedste zin vorm te geven. Vertrouwen en veiligheid zijn hierbij leidende uitgangspunten. Alleen een integere houding zorgt ervoor dat we opbouwend aan elkaar kunnen zijn. Het helpt ons om op de juiste manier te werken aan ontwikkelingen die bijdragen aan een bestendige toekomst.
Daarom is het zo belangrijk om wat in vertrouwen tegen je gezegd wordt en via ICT-systemen met je gedeeld wordt, ook daadwerkelijk vertrouwelijk te behandelen. Daarnaast is het belangrijk om met alle persoons- en bedrijfsgegevens zorgvuldig om te gaan waardoor ongeautoriseerd gebruik van persoons- en bedrijfsgegevens zoveel mogelijk uitgesloten wordt.
Meldplicht datalek/privacy breuk
Als vertegenwoordigers van Optimale routebegeleiding vaststellen dat er ongeautoriseerd gebruik gemaakt wordt van persoons- of bedrijfsgegevens, dan is er sprake van een datalek dat gemeld moet worden bij onze Functionaris voor gegevensbescherming.
Een vertegenwoordiger van Optimale routebegeleiding moet dus vaststellen dat er ongeautoriseerd gebruik gemaakt wordt van persoons- of bedrijfsgegevens van Optimale routebegeleiding of van persoons- of bedrijfsgegevens van één of meerdere van onze klanten of van andere belanghebbenden. Er is dan sprake van een privacy breuk (ongeautoriseerd gebruik van persoons- of bedrijfsgegevens) en een beveiligingsbreuk (kwetsbaarheid waardoor ongeautoriseerde personen een netwerk kunnen betreden).
Bij vaststelling van ongeautoriseerd gebruik van persoons- of bedrijfsgegevens volgt Optimale routebegeleiding de richtlijnen van de autoriteit voor persoonsgegevens. Dit houdt onder andere in dat de Functionaris voor gegevensbescherming van Optimale routebegeleiding zal zorgen:
- dat Optimale routebegeleiding op de juiste manier een datalek vaststelt of uitsluit
- dat er gepaste maatregelen getroffen worden om na het vaststellen van het datalek, de beveiligingsbreuk zo snel mogelijk te dichten
- voor melding van het datalek, binnen 24 uur na vaststelling, bij het meldloket voor datalekken van de autoriteit persoonsgegevens als het om persoonsgegevens gaat
- voor de juiste, tijdige en volledige communicatie naar de betrokken doelgroepen bij het datalek
Beveiligingsbreuk
Bij Optimale routebegeleiding spreken we van een beveiligingsbreuk als we kunnen aantonen dat ongeautoriseerde personen het netwerk van Optimale routebegeleiding kunnen betreden, dat van onze klanten of andere belanghebbenden. Bij een datalek is er altijd sprake van een beveiligingsbreuk, maar zonder ongeautoriseerd gebruik van data vast te stellen, kan er wel degelijk sprake zijn van een beveiligingsbreuk.
Een beveiligingsbreuk maakt de kans op een datalek groter en dat willen we te allen tijde voor onszelf en voor onze klanten voorkomen. Optimale routebegeleiding is zelf verantwoordelijk voor het nemen van de juiste beveiligingsmaatregelen voor zichzelf. Optimale routebegeleiding zal klanten of andere belanghebbenden in haar netwerk attenderen op een beveiligingsbreuk als daar sprake van is en aansturen op het nemen van de juiste maatregelen om de beveiligingsbreuk te dichten.
Type persoons- en bedrijfsgegevens ten behoeve van het voeren van een administratie
Hieronder vind je het type persoons- en bedrijfsgegevens dat Optimale routebegeleiding verwerkt van al haar klanten en leveranciers:
- voor- en achternamen
- adres(sen) en woonplaats(en)
- telefoonnummer(s)
- e-mailadres(sen)
- geslacht
- geboortedata
- bedrijfsgegevens zoals naam, adres, woonplaats, BTW en bankgegevens
Optimale routebegeleiding verzamelt persoons- en bedrijfsgegevens van klanten en leveranciers om een administratie te kunnen voeren ten behoeve van het uitleveren, factureren en betalen van producten en diensten. De hierboven genoemde persoons- en bedrijfsgegevens worden uitsluitend gebruikt om de activiteiten van Optimale routebegeleiding voor haar doelgroep uit te kunnen voeren.
We brengen alleen tekst-, foto-, film- en geluidsmateriaal naar buiten toe met expliciete toestemming van de mensen en organisaties die zich willen laten zien op de manier waar zij zelf toestemming voor gegeven hebben. Het gaat hier altijd om toestemming die op schrift verkregen wordt waarbij Optimale routebegeleiding het betreffende tekst-, foto-, film- en geluidsmateriaal aan jou voorlegt ter goedkeuring.
Verzoek tot inzage, wijzigen en/of verwijderen van persoons- en bedrijfsgegevens
Je kunt een verzoek tot inzage, wijzigen en/of verwijderen van je persoons- of bedrijfsgegevens sturen naar basnadia@optimaleroutebegeleiding.nu. Wij zorgen ervoor dat je verzoek verwerkt wordt.
Je kunt natuurlijk ook bij ons aangeven dat je je toestemming intrekt voor het delen van tekst-, foto-, film- en geluidsmateriaal van jezelf en/of van je organisatie voor de doeleinden zoals eerder in deze Privacy verklaring omschreven. Verstuur dan een verzoek naar basnadia@optimaleroutebegeleiding.nu en wij zorgen ervoor dat je verzoek verwerkt wordt.
Vertrouwelijke informatie en geheimhouding
We maken onderscheid tussen vertrouwelijke informatie:
- op individueel niveau
Het gaat hier om vertrouwelijke informatie die betrekking heeft op een individu. Zoals informatie over het privéleven van een persoon en/of informatie over verhoudingen tussen de persoon waar de informatie vandaan komt en een collega, klant, leverancier of andere belanghebbenden binnen de context van de organisatie.
- op teamniveau
Het gaat hier om vertrouwelijke informatie over de verhoudingen in een team en tussen teams in de organisatie. Het kan hier ook gaan over vertrouwelijke bedrijfsinformatie zoals unieke manieren van werken die beschermd moeten worden om de uniciteit voor het betreffende team en de organisatie als geheel op gepaste wijze te kunnen beschermen.
- op organisatieniveau
Het gaat hier om vertrouwelijke informatie over de verhoudingen tussen de organisatie en haar klanten, leveranciers en andere belanghebbenden zoals aandeelhouders, de overheid, de bank, concurrenten, etc. Het gaat hier over visie, missie en strategie.
Vertrouwelijke informatie blijft altijd in vertrouwen tussen de vertegenwoordiger van Optimale routebegeleiding en de persoon, het team en/of de organisatie waar de vertrouwelijke informatie vandaan komt en betrekking op heeft.
Als het door de vertegenwoordiger van Optimale routebegeleiding in het kader van opbouwende verandering belangrijk geacht wordt om vertrouwelijke informatie met iemand anders te delen, dan zal de vertegenwoordiger van Optimale routebegeleiding de persoon waar de vertrouwelijke informatie vandaan komt aanspreken om met de informatie te doen wat belangrijk geacht wordt.
Vertegenwoordigers van Optimale routebegeleiding informeren zonder toestemming zelf niet iemand anders dan waar de vertrouwelijke informatie vandaan komt. Iemand anders informeren dan waar de vertrouwelijke informatie vandaan komt, kan alleen met vooraf op schrift vastgestelde toestemming in opdracht van degene die de vertrouwelijke informatie verstrekt. Daarnaast moet de informatie een vooraf vastgesteld doel dienen in ontwikkelingen in het kader van opbouwende verandering en de verstrekker van de vertrouwelijke informatie dient de informatie op een juiste manier verkregen te hebben.
Alle informatie, die op een andere plaats openbaar toegankelijk is, wordt door Optimale routebegeleiding niet als vertrouwelijke informatie beschouwd. Voor dit type informatie geldt per definitie geen geheimhouding.
Persoonsgegevens en gevoelige bedrijfsinformatie in ICT-systemen
Optimale routebegeleiding werkt met verschillende ICT-systemen. Wij gebruiken ICT-systemen als instrument om ontwikkelingen in het kader van opbouwende verandering vorm te geven. De ICT-systemen die we daarvoor inzetten zijn onlosmakelijk verbonden met de waarde die we leveren aan onze klanten.
Om ontwikkelingen in opbouwende verandering vorm te kunnen geven, werken we aan de visie, missie en strategie van onze klanten. We inventariseren contracten, bedrijfsfuncties, bedrijfsprocessen, functieprofielen en mensbeleid. We faciliteren coaching op individueel, team en organisatieniveau en werken organisatie overstijgend met klanten van onze klant en andere belanghebbenden.
De informatie die we inwinnen blijft altijd eigendom van de klant die Optimale routebegeleiding inhuurt en een overeenkomst gesloten heeft voor het leveren van diensten. De klant kan op ieder moment een verzoek indienen om bepaalde informatie te wijzigen en/of te verwijderen of om informatie voor bepaalde personen niet toegankelijk te maken.
Passende maatregelen
Optimale routebegeleiding neemt de bescherming van jouw persoons- en bedrijfsgegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.